Smart Hotel WiFi
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Datenschutz

Stand: 4. November 2026

Diese Hinweise gelten für die Website hotelwifi.ch, ihre Formulare und Buchungen über hotelwifi.ch einschliesslich der Zahlung über Stripe. Sie gelten nicht für Leistungen, die wir für Geschäftskunden nach gesonderten Vereinbarungen erbringen. Sie gelten für Personen in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und für Personen in der Schweiz nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Für Personen in der Schweiz gelten die entsprechenden Begriffe des DSG.

1. Verantwortlicher

Airfy Inc.
201 W. 5th Street, 16th Floor
Austin, TX 78701
USA
E-Mail: sales@airfy.com

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Webserver folgende Daten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer), die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und den Header X-Forwarded-For, falls Ihr Browser oder ein Proxy ihn mitsendet. Er speichert diese Daten in Logdateien. Auch Fehlerprotokolle enthalten Ihre IP-Adresse.

Zweck: Auslieferung der Seiten, sicherer Betrieb, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb der Website.

Speicherdauer: Abschnitt 6.

Die Website setzt keine Cookies. Wir nutzen keine Analyse- oder Werbedienste. Die Seiten laden alle Inhalte von unserem Webserver. Ausnahmen sind Cloudflare Turnstile in den Formularen und bei einer Buchung (Abschnitt 3) und die Zahlungsseite von Stripe bei einer Buchung (Abschnitt 5a).

3. Spamschutz mit Cloudflare Turnstile

Die Formulare und die Buchung nutzen Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc. (USA). Turnstile unterscheidet Anfragen von Menschen und von Programmen. Das Skript von Cloudflare lädt erst, wenn Sie ein Formular benutzen: wenn Sie hineinklicken oder es antippen, darin schreiben, mit der Tabulatortaste hineinwechseln oder es absenden. Beim Aufrufen und Scrollen der Seite lädt es nicht. Erst wenn es lädt, erhält Cloudflare Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihrer Verbindung. Turnstile legt im Speicher Ihres Browsers einen Eintrag für challenges.cloudflare.com an (cf.turnstile.u). Cookies setzt es nicht. Wenn Sie ein Formular absenden, prüft unser Formulardienst das Ergebnis bei Cloudflare. Wenn Sie eine Buchung starten, prüft unser Checkout-Dienst das Ergebnis bei Cloudflare, übermittelt dabei Ihre IP-Adresse erneut und protokolliert das Ergebnis.

Zweck: Schutz der Formulare und der Buchung vor Spam und Missbrauch.

Rechtsgrundlagen: Für das Speichern und Auslesen von Informationen in Ihrem Browser gilt Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG in der jeweiligen nationalen Umsetzung, in Deutschland § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Der Zugriff ist unbedingt erforderlich, damit Sie ein Formular oder eine Buchung wie gewünscht absenden können. Für die weitere Verarbeitung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, automatisierte Anfragen abzuwehren.

Cloudflare verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag. Zusätzlich nutzt Cloudflare sie als eigener Verantwortlicher, um die Bot-Erkennung zu verbessern. Dafür gelten die Hinweise von Cloudflare: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Sie können das verhindern, indem Sie Skripte von challenges.cloudflare.com blockieren. Dann können Sie die Formulare nicht absenden. Eine Buchung nimmt unser Checkout-Dienst dann ohne diese Prüfung entgegen. Sie können uns aber per E-Mail an sales@airfy.com schreiben.

4. Formulare

Wenn Sie ein Angebotsformular (AI Hotel WiFi, AI WiFi Concierge) absenden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Hotel oder Ihre Gruppe (falls Sie es angeben), die Zahl Ihrer Hotels und Zimmer, beim AI WiFi Concierge die gewählte Stufe, eine aus Ihrer Auswahl erstellte Nachricht mit Mengen und Preisen, das Thema und die Website, von der die Anfrage kommt, Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt. Für die Spamprüfung wertet der Formulardienst ausserdem technische Prüfwerte aus, etwa die Zeit zwischen Öffnen und Absenden. Diese Prüfwerte speichert er nicht.

Unser Formulardienst läuft auf einem Server in Deutschland. Er leitet Ihre Anfrage als E-Mail über den Versanddienst SendGrid der Twilio Ireland Limited an sales@airfy.com weiter. Das Postfach wird bei Google Workspace verarbeitet, siehe Abschnitt 5. Ausserdem legt der Formulardienst Ihre Anfrage ohne IP-Adresse in einer Warteschlange ab. Daraus übernehmen wir sie in unser CRM-System, um sie zu bearbeiten. Das CRM-System läuft auf Servern in Deutschland.

Zum Schutz vor Überlastung zählt der Formulardienst Anfragen nur im Arbeitsspeicher: je Stunde nach einem gekürzten Hashwert Ihrer IP-Adresse und je Tag nach Website. Seine eigenen Protokolle enthalten diesen Hashwert, nicht Ihre IP-Adresse. Der Webserver vor dem Formulardienst protokolliert jeden Aufruf mit Ihrer IP-Adresse wie in Abschnitt 2, nicht aber den Inhalt Ihrer Anfrage.

Nachrichten mit Spam-Verdacht verwirft der Formulardienst ohne Fehlermeldung. Erhalten Sie keine Antwort, schreiben Sie uns bitte an sales@airfy.com.

Kommt das Formular nicht durch, bietet Ihnen die Seite an, uns stattdessen per E-Mail zu schreiben. Dann gilt Abschnitt 5.

Zwecke und Rechtsgrundlagen:

  • Beantwortung Ihrer Anfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst einen Vertrag mit uns anstreben. In allen anderen Fällen, etwa bei Anfragen für ein Unternehmen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist dann die Beantwortung geschäftlicher Anfragen.
  • Ihre IP-Adresse in der Anfrage: Aufklärung von Spam und Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihre Angaben sind freiwillig. Ohne Name, E-Mail-Adresse sowie die Zahl der Hotels und Zimmer können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.

Erinnerung zum Vertragsende: Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse, das Jahr und, wenn Sie möchten, den Monat Ihres heutigen Vertragsendes ein, sendet die Website diese Angaben wie eine Anfrage an unseren Formulardienst. Sie gehen dann wie oben beschrieben an unser Postfach, in die Warteschlange und in unser CRM-System. Wir erinnern Sie vor diesem Termin per E-Mail an Ihr Vertragsende und senden Ihnen bis dahin passende Angebote der Airfy Inc. zu Hotel-WLAN. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Absenden erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an sales@airfy.com. Ohne E-Mail-Adresse und Jahr können wir Sie nicht erinnern.

Speicherdauer: Abschnitt 6.

5. E-Mail an uns

Schreiben Sie uns per E-Mail, gelten Zweck und Rechtsgrundlage für die Beantwortung aus Abschnitt 4. E-Mails an Adressen unter airfy.com verarbeiten wir in Postfächern bei Google Workspace der Google LLC (USA). E-Mails an Adressen unter airzen.io verarbeiten wir auf unserem Mailserver und in unserem Ticketsystem auf Servern in Deutschland.

5a. Buchung und Zahlung über Stripe

Im Preisrechner wählen Sie die Zahl der Hotels und Zimmer und die Stufe. Wenn Sie die Buchung starten, übermittelt die Website diese Auswahl und die Sprache der Seite an https://forms.airfy.ai/api/checkout. Dieser Checkout-Dienst läuft auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Er reicht die Angaben an Stripe weiter und gibt die Adresse der Zahlungsseite zurück. Der Checkout-Dienst selbst speichert Ihre Auswahl nicht. Zum Schutz vor Überlastung zählt er Anfragen nur im Arbeitsspeicher nach Ihrer IP-Adresse, höchstens zehn Minuten. Der Webserver vor dem Checkout-Dienst protokolliert jeden Aufruf mit Ihrer IP-Adresse wie in Abschnitt 2.

Sie gelangen dann zu einer externen Zahlungsseite von Stripe. Das Stripe-Konto für diese Buchungen gehört der Airfy Inc. in den USA. Stripe erhält beim Aufruf Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser. Dort gelten auch die Cookie- und Datenschutzhinweise von Stripe.

Bei der Buchung erhebt Stripe den Namen Ihres Betriebs und die Rechnungsadresse als Pflichtfelder, dazu E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Zahlungsdaten sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Sie diese angeben. Buchen Sie Schilder, erhebt Stripe auch die Lieferadresse. Ein Gutscheincode kann eingegeben werden. Als Buchungsangaben werden Ihre Auswahl, die Sprache und die Website verarbeitet.

Für die Durchführung und Abrechnung der Buchung verarbeiten wir ausserdem Preis, Abonnement- und Abrechnungsangaben, Zahlungsstatus und Buchungs- oder Kundenkennungen. Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten und Angaben zur Zahlungsprüfung.

Zwecke: Abschluss und Durchführung des Vertrags, gegebenenfalls Lieferung, Abonnementverwaltung, Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verträgen mit Ihnen selbst; bei Beschäftigten und Vertretern eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Durchführung und Abrechnung des Vertrags mit dem Unternehmen. Soweit wir gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Stripe handelt bei der Zahlungsabwicklung teilweise in unserem Auftrag. Für eigene gesetzliche Pflichten und die eigene Betrugsprävention handelt Stripe als eigener Verantwortlicher. Informationen zu Stripe und seinen Verarbeitungsgesellschaften: https://stripe.com/de/privacy und https://stripe.com/privacy-center/legal

Angaben, die für Buchung und Zahlung erforderlich sind, müssen Sie bereitstellen, wenn Sie den Vertrag abschliessen möchten. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht abwickeln.

6. Speicherdauer

Logdateien des Webservers löschen wir automatisch, spätestens nach 14 Tagen.

Die Protokolle des Formulardienstes löschen wir spätestens nach sechs Wochen. Für Einträge in der Warteschlange des Formulardienstes ist noch keine feste Löschfrist eingerichtet.

Für Anfragen und E-Mails an uns ist keine feste Löschfrist eingerichtet. Sie bleiben gespeichert, bis wir sie löschen. Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Abschnitte 10 und 11). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor.

Stuft unser Mailserver eine E-Mail an eine Adresse unter airzen.io als Spam ein, legt er sie in einem Spam-Ordner ab. Zweck: Schutz vor Spam. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer E-Mail-Betrieb. Unser Ticketsystem ruft diesen Ordner nicht ab. Er wird derzeit nicht automatisch geleert.

Unser Mailserver protokolliert beim Empfang, Versand und Abruf von E-Mails technische Verbindungs- und Zustelldaten: Zeitpunkt, Absender- und Empfängeradresse, IP-Adressen und Hostnamen der beteiligten Server und Endgeräte, Nachrichten- und Warteschlangenkennungen, Nachrichtengrösse, Zustellstatus und -dauer samt Antwort des empfangenden Servers, Verschlüsselungsparameter, die Ergebnisse der Spam- und Absenderprüfung sowie bei Postfachzugriffen Benutzerkennung, IP-Adresse und Sitzungszähler. Betreff und Inhalt der E-Mails protokolliert er nicht. Zweck: Zustellung, Fehlersuche und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine zuverlässige und sichere Zustellung. Für die Protokolldateien auf dem Mailserver haben wir keine feste Höchstfrist eingerichtet. Der Mailserver ersetzt einen Teil davon nach Anzahl und Grösse der Dateien, nicht nach ihrem Alter. Die vorhandenen Protokolldateien reichen bis Anfang 2023 zurück. Eine weitere Kopie im Systemjournal des Mailservers bleibt bis zu dessen nächstem Neustart erhalten. Die Kopie in unserem Überwachungssystem löschen wir nach 30 Tagen. Eine Sicherung dieser Kopie hat keine Löschfrist.

Mailserver und Ticketsystem sichern wir täglich. Zweck: Wiederherstellung nach Ausfall oder Datenverlust. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Daten nach einem Ausfall wiederherstellen zu können. Diese Sicherungen löschen wir derzeit nicht. Daten, die wir löschen, bleiben deshalb in älteren Sicherungen erhalten.

Für Vertrags- und Abrechnungsunterlagen richtet sich die Aufbewahrung nach der Vertragsdauer, nach gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten und nach der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7. Empfänger

  • AirZen Networks Lda., Portugal: Betrieb von Webserver, Formulardienst, Checkout-Dienst, Mailserver, Ticketsystem und CRM-System, in unserem Auftrag.
  • Hetzner Online GmbH, Deutschland: Server und Sicherungsspeicher in Rechenzentren in Deutschland, im Auftrag der AirZen Networks Lda.
  • Twilio Ireland Limited, Irland: Zustellung der Formularanfragen (SendGrid), im Auftrag der AirZen Networks Lda. Twilio Ireland Limited setzt für den Versand Twilio Inc. (USA) ein.
  • Cloudflare, Inc., USA: Spamschutz (Turnstile) in unserem Auftrag; für die Verbesserung der Bot-Erkennung als eigener Verantwortlicher (Abschnitt 3).
  • Google LLC, USA: E-Mail-Postfächer für Adressen unter airfy.com (Google Workspace), in unserem Auftrag.
  • Stripe, LLC, USA, und je nach Verarbeitung Stripe Payments Europe Limited, Irland: Zahlungsabwicklung, Abonnementverwaltung, eigene gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention. Die Rollen sind in Abschnitt 5a beschrieben.

8. Übermittlung in die USA

Empfänger mit Sitz in den USA sind Cloudflare, Inc., Twilio Inc. und Google LLC. Jeder von ihnen ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (www.dataprivacyframework.gov). Die Übermittlung an sie stützt sich für Personen in der EU und im EWR auf den Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 der Kommission vom 10. Juli 2023. Für Personen in der Schweiz stützt sie sich auf Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV).

Stripe verarbeitet Zahlungs- und Buchungsdaten auch in den USA, insbesondere durch Stripe, LLC. Nach den Datenschutzhinweisen von Stripe nutzt Stripe dafür, soweit erforderlich, das EU-U.S. und das Swiss-U.S. Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln. Informationen zu den jeweils verantwortlichen Stripe-Gesellschaften, den Übermittlungen und Kopien der Garantien erhalten Sie unter https://stripe.com/de/privacy und https://stripe.com/privacy-center/legal

Wir selbst, die Airfy Inc., haben unseren Sitz in den USA. Wir greifen von dort auf die Daten zu, die unsere Dienstleister in der EU für uns verarbeiten. Der Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 und Anhang 1 DSV gelten nur für zertifizierte Unternehmen. Die Airfy Inc. ist nicht zertifiziert.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO. Scheitert die Spamprüfung, können Sie uns per E-Mail schreiben. Für eigene Prüfungen und Entscheidungen von Stripe gelten dessen Datenschutzhinweise (Abschnitt 5a).

10. Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18). Soweit wir Ihre Daten auf Ihre Einwilligung oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO stützen, haben Sie auch das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmässig. Schreiben Sie dazu an sales@airfy.com. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmasslichen Verstosses (Art. 77 DSGVO).

11. Personen in der Schweiz

Sie können Auskunft verlangen (Art. 25 DSG). Sie können die Herausgabe oder Übertragung der Daten verlangen, die Sie uns gegeben haben, soweit die Voraussetzungen von Art. 28 DSG vorliegen. Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen, der Bearbeitung widersprechen und die Löschung verlangen (Art. 32 DSG). Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden, Feldeggweg 1, 3003 Bern.

12. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.